Verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere opdrachtnemers. Zo doen we dat.
Graag maken wij je erop attent dat we de persoonsgegevens die je ons verstrekt verzamelen en gebruiken omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met je te sluiten en uit te voeren. Dit geldt zowel voor onze (potentiële) klanten als voor partijen bij wie wij zaken en/of diensten inkopen.
Ben je een (potentiële) klant van ons, dan gebruiken wij je gegevens om je een offerte te kunnen toesturen, te kunnen bepalen aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst moet voldoen, zaken te kunnen leveren of werkzaamheden voor je te kunnen verrichten, te kunnen factureren en vlot en efficiënt met je te kunnen communiceren over de uitvoeringsaspecten van de overeenkomst.
Ben je een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer, dan zijn je persoonsgegevens eveneens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om je te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft moet voldoen, een offerte-aanvraag te kunnen toesturen of een bestelling bij je te kunnen plaatsen, je facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met je te kunnen communiceren over andere aspecten van de overeenkomst.
Je bent niet verplicht om ons je persoonsgegevens te verstrekken. Maar als je ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan kan het gebeuren dat we de genoemde werkzaamheden niet kunnen uitvoeren.
Doorgifte aan derden
In verband met de uitvoering van een eventuele overeenkomst met je, is het mogelijk dat wij je persoonsgegevens moeten verstrekken aan partijen die onderdelen, materialen en producten aan ons toeleveren of in onze opdracht werkzaamheden uitvoeren. Verder maken wij gebruik van externe serverruimte voor de opslag van (delen van) onze verkoop- en inkoopadministratie, waar je persoonsgegevens onderdeel van uitmaken. Je persoonsgegevens worden om die reden aan onze provider van serverruimte verstrekt. Verder maken wij gebruik van Microsoft Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden. Omdat wij gebruik maken van een nieuwsbrief mailing dienst, worden je persoonsgegevens tot slot doorgegeven aan de aanbieder van deze dienst.
Direct marketing
Als je ons hiervoor toestemming hebt gegeven, zullen wij je persoonsgegevens bewaren en gebruiken om je in de toekomst persoonlijk per e-mail op de hoogte te brengen van onze bestaande en nieuwe producten en diensten en je hier eventueel een aanbieding voor doen. Iedere keer dat wij je een reclamemailing sturen, kun je je hiervoor afmelding via een afmeldlink onderaan de betreffende mailing.
Bewaarperiode persoonsgegevens
Als je een offerte bij ons hebt opgevraagd maar geen klant bent geworden, zullen wij je gegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen. Ook als we een offerte van je hebben ontvangen, maar wij geen klant zijn geworden, zullen we je persoonsgegevens uiterlijk één jaar na ons laatste contact verwijderen.
Ben je wel klant bij ons geworden of wij bij jou, dan bewaren we je persoonsgegevens voor de duur van zeven jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst met je volledig is uitgevoerd. De periode van zeven jaar komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Na afloop van deze periode verwijderen wij je persoonsgegevens.
Je rechten
Je mag ons altijd vragen om je eigen persoonsgegevens in te zien. Als daartoe aanleiding bestaat, kun je ons ook verzoeken om aanvulling van je persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heb je het recht om te vragen je persoonsgegevens te wissen of het gebruik ervan te beperken. Ook kun je bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van je gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Tot slot kun je ons verzoeken om verkrijging van je persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om je rechten te kunnen uitoefenen, neem je contact op met: VHM Machinery, t.a.v. mw. E.M. van Hees-van der Slikke, Oogstveld 12, 8307 DV ENS.
Bellen kan naar 0527 225000 en mailen naar info@vhm-machinery.nl. Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen.
Ens, 11 december 2023
